Purchase-to-Pay-Prozesse

Studie: „Purchase-to-Pay-Prozesse: Stand der Anwendung und Trends“

Gemeinsam mit dem Lehr­stuhl für Industriebetriebslehre (Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky) der Universität Würzburg und mit den Partnern Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Österreich (BMÖ) sowie SAP Ariba wurde diese Studie zwischen Dezember 2015 und April 2016 durchgeführt. Es nahmen 181 Unternehmen teil.

Nachdem im Zeitraum 2006 bis 2015 von den Autoren der Stand des Einsatzes einzelner IT-Tools im eProcurement intensiv untersucht wurde, wird nunmehr den Integrationsgrad von Prozessen unter Einbezug des eSourcing sowie des eOrdering und dem nachgelagerten Verarbeiten und Verbuchen von Rechnungen (eInvoicing) sowie zu deren Begleichung (ePayments). Ergänzend wird ausgwählten Fragen zum aktiven Cash Management im Beschaffungsbereich nachgegangen. Damit deckt die vorliegende Studie einen Bereich ab, der heute Unternehmen bei der Optimierung operationaler Beschaffungsprozesse mit am stärksten beschäftigt.

Ergebnisse der Studie

Zusammenfassend ist festzustellen, dass in vielen Bereichen noch großer Nachholbedarf bei der Einführung bzw. Nutzung prozessoptimierender P2P-Systeme besteht.

Die angegebenen Prozesskosten- und Einstandspreisreduzierungen bei den Katalogbasierten Systemen (eOrdering) sowie den Ausschreibungssystemen (eSourcing) zeigen die attraktiven monetären Potentiale dieser Systemtypen auf und die genannten diesbezüglichen qualitativen Aspekte verdeutlichen die Nutzwerte, die sich erfolgssteigernd auswirken. Die Nutzungsquoten sind leider oft niedrig, so dass hier noch viel Arbeit wartet, damit alle Potentiale gehoben werden können. Bei der Lieferantensuche (eSourcing) scheint es teilweise an einer abgestimmten und breiteren Nutzung der verfügbaren Instrumente zu mangeln, was angesichts der oft sehr hohen Bedeutung dieser Tätigkeit bedenklich erscheinen mag. Die Nutzung elektronisch gestützter bzw. (teil-)automatisierter Rechnungs- und Zahlungsprozesse (eInvoicing) ist insgesamt noch nicht sehr weit fortgeschritten. Von integrierten und optimierten Purchase-to-Pay-Prozessen kann daher in sehr vielen Fällen noch nicht die Rede sein.

In diesem, wie auch in allen anderen Bereichen haben es nur einige wenige Best Practice-Unternehmen geschafft, maximalen Nutzen aus den gegebenen Möglichkeiten zu ziehen. Ein aktives Cash Management im Rahmen der Einkaufstätigkeiten ist noch eher die Ausnahme bzw. reduziert sich zumeist auf klassische Elemente wie Rabatte und Zahlungsziele. Kombinierte und innovative Instrumente kommen kaum zum Einsatz. Insgesamt bieten sich mithin noch hohe Potentiale für die meisten Unternehmen im Rahmen der Einführung optimierter, IT-gestützter P2P-Prozesse.

Details

Projektdauer: Seit 2016

Kooperationspartner:

  • Lehr­stuhl für Industriebetriebslehre an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
  • Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Österreich (BMÖ)
  • SAP Ariba